نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (CMMS)
Computerized Maintenance Management System
CMMS یک نرم افزار کامپیوتری است که برای تسهیل مدیریت فرایندهای نگهداری و تعمیرات طراحی شده و درواقع همان سیستم (نرم افزار) مدیریت نگهداری و تعمیرات Computerized Maintenance Management System است که بعدا گاهی آن ها را با کمی تغییرات و ماژول های بیشتر، EAM نیز نامیدند که مخفف (سیستم) مدیریت دارایی های فیزیکی بنگاه (Enterprise Asset Management) است. البته در بسیاری از موارد عملا بین ویژگی های این دو دسته از نرم افزارها همپوشانی های بسیار زیادی دیده می شود.
امروزه کاربرانی که در دوران انقلاب صنعتی چهارم هر روز تعدادشان نیز بیشتر می شود از این نرم افزار ها انتظار دارند که در چند دقیقه بتوانند نرم افزار را از صفر راه اندازی کرده و هر کاری را که در ذهنشان دارند را با چند کلید ساده انجام دهند؛ اما برای درک بهتر موضوع، در ابتدا کمی به ترمینولوژی نرم افزارهای مدیریت نگهداری و تعمیرات می پردازیم.
کامپیوتری : Computerized
کامپیوتری یعنی با استفاده از CMMS ، اطلاعات نگهداری و تعمیرات تجهیزات در کامپیوتر ذخیره شده و گردش کارها نیز توسط کامپیوتر به جریان در می آیند. امروز شاید استفاده از کامپیوتر در گوشه گوشه صنعت تعجب آور نباشد؛ اما چند دهه پیش تر، داده های نگهداشت تجهیزات در اکثریت صنایع با قلم و کاغذ ثبت می شد. همین محدودیت در مدیریت اطلاعات و فرایندها یکی از مهم ترین دلایلی بود که نگهداری و تعمیرات بجای پیش اقدام بودن بشدت وضعیتی واکنشی داشته باشد؛ در نتیجه معمولا وقتی سراغ تجهیزات می رفتند که مشکلی پیش آمده بود. نت پیشگیرانه (PM) نیز در بسیاری از صنایع خیلی رایج و یا در واقع، ممکن نبود، چراکه پیگیری دقیق وضعیت تجهیزات وقتی (دربهترین حالت) داده های مربوطه درون پوشه ها و کشوها گم شده ممکن نبود.
هنگامی که نرم افزارهای CMMS در اواخر دهه 1980 و اوایل دهه 1990 کم کم به به بار نشستند، سازمان ها شروع به مهاجرت از قلم و کاغذ به کامپیوتر های خود کردند. به ناگاه، سازمان ها می توانستند وضعیت دستور کارها را ردیابی کنند، داده ها را در یک پایگاه مرکزی سامان دهند، به سرعت گزارش های دقیقی را تهیه نموده و فوراً مشخص کنند که کدام یک از دارایی های آن ها به مراقبت های پیشگیرانه (PM) نیاز دارد؛ و حتی نگاهی به بلندای کل چرخه عمر به آن ها بیاندازند. این امر منجر به افزایش طول عمر دارایی ها، بهبود سازماندهی و در نهایت کاهش هزینه ها و افزایش سود گردید.
نگهداری و تعمیرات (نت) : Maintenance
بنا به تعریف، نگهداری و تعمیرات چیزی است که کاربران نرم افزار CMMS هر روز برای حفظ (یا بازیابی) کارکردهای مورد انتظار از تجهیز انجام می دهند، خواه در صورت پاسخگویی به دستور کار صادر شده برای رفع نشتی یک شیر آب یا انجام بازرسی روتین روی موتور جت یک هواپیما باشد. واضح است که نرم افزار نگهداری و تعمیرات نمی تواند بخودی خود کار یک تکنسین ماهر را انجام دهد؛ با این وجود، آنچه می تواند انجام دهد این است که کارها در اولویت بندی صحیح قرار بگیرند و همه چیز در زمان و مکان مناسب در دسترس باشد (قطعه، ابزار، نیروی کار، اطلاعات و غیره) تا از موفقیت نگهداشت اطمینان حاصل شود. نرم افزارهای CMMS به تکنسین ها این آزادی را می دهد تا کمتر درگیری کاغذ بازی و سایر اتلاف های معمول بوده و بجایش بر روی جزئیات اقدامات نگهداری و تعمیرات تمرکز نمایند.
مدیریت : Management
مدیریت نگهداشت مهمترین نقش نرم افزار CMMS است. نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی) به گونه ای طراحی می شود که با برنامه های زمانبندی دستور کار، پیش بینی دقیق موجودی و دسترسی سریع به صدها گزارش ارزشمند، به کاربران دسترسی فوری در مورد وضعیت نیازهای خود برای نگهداری و تعمیرات تجهیزات، و در نتیجه تصمیم گیری و اعمال مدیریت را ارائه دهد. راهکارهای CMMS با اطلاعات درست و بموقع مدیران سطوح مختلف را توانمند می سازند تا تصمیم گیری بهینه و موثر ممکن شود.
سیستم : System
یک سیستم (سامانه) را می توان به عنوان ترکیبی جامع از اجزا، ویژگی ها و قابلیت های درون یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات با هدف بهبود مدیریت نت تصور کرد. نرم افزارهای مختلف CMMS انواع متفاوتی از سیستم را ارائه می دهند. بهترین نرم افزار CMMS سیستمی است که به کاربران امکان می دهد فرایندهای نگهداری و تعمیرات فعلی و موثر خود را به صورتی مؤثرتر مکانیزه نمایند؛ بعلاوه اینکه ابزارهایی برای کاهش زمان و هزینه و روان تر شدن فرایند را نیز در اختیار کاربر قرار می دهد.
نرم افزار های نگهداری و تعمیرات EAM / CMMS نیاز های چه کسانی را برآورد می کنند؟
استفاده از نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات (نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی) در چه سازمان هایی می تواند اثر بخشی ایجاد نماید؟ در یک جمله، هر سازمانی که نیاز به ردیابی و پیگیری دستورات کار، بودجه، گردش کار، موجودی مواد و قطعات یا سایر فعالیت های نگهداری و تعمیرات را دارد. استفاده از نرم افزار CMMS این اطمینان را ایجاد می کند که تیم های تعمیراتی بتوانند عملکرد تجهیزات و تاسیسات و صنایع را حفظ کرده و مطابقت لازم با مقررات و استاندارد ها نیزحفظ شود.
راهکارهای CMMS اگر بدرستی طراحی، آموزش و پیاده سازی شوند موانع موجود بین تیم ها و سیلوهای داده ای را از بین می برند؛ و اطمینان ایجاد می کنند که هر کس می تواند به اطلاعات مورد نیاز خود برای انجام صحیح فعالیت تعمیراتی دسترسی پیدا کند. از مکانیزه کردن دستورات کار گرفته تا ساختن گزارشات و مصور سازی اطلاعات برای رهبری سازمان، نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM می توانند راهکار منفرد و مشخصی باشند که نیازهای سازمان در خصوص مدیریت دارایی هایشان را پوشش دهند.
با داشتن یک نرم افزار مدیریت و پشتیانی از تجهیزات، می توانید شرایط و عملکرد دارایی را ردیابی کنید، اطلاعات مربوط به گارانتی را پیگیری نمایید، سوابق خرابی و فعالیت های نت مربوط به هر دارایی را مشاهده کنید و درجه حساسیت هر تجهیز را تعریف کنید. در اختیار داشتن همه این اطلاعات باعث می شود که نگهداری و تعمیرات مبتنی بر شواهد و اطلاعات، تصمیم گیری های مربوط به مدیریت دارایی ها را روشن و سرراست نماید. استفاده درست از CMMS منجر به افزایش زمان در دسترس، کاهش تعداد و زمان های خرابی و به حداکثر رساندن عمر و اثربخشی دارایی می شود. هزینه های تعمیر و نگهداری نیز کاهش می یابد چراکه دیگر در تعمیرات، قطعات یا ورود اطلاعات غیر ضروری تلف نمی شود و می توان برنامه ریزی و زمان بندی موثر تری انجام داد. البته نباید فرامش کرد که CMMS به تنهایی هیچ کاری نخواهد کرد، مگر اینکه بدانیم چطور باید آن را بدرستی پیاده کرده، آموزش دهیم و استفاده نماییم. اینکه بدانیم نرم افزار CMMS چه کاری می تواند انجام دهد، کلید به حداکثر رساندن ارزش سیستم و استفاده از آن برای بهبود نگهداری و تعمیرات است.
هر کسب و کار و صنعتی نیازها و اولویت های مختلفی دارد و باید مقررات مختلفی را رعایت کند. بسیاری از نرم افزارهای CMMS پیشرو قابلیت خصوصی شدن و انطباق با نیاز های صنایع مختلف و شرکت ها با اندازه های متفاوت را دارا هستند. با انجام تنظیمات و پیکربندی متناسب، هر شرکتی می تواند گردش کار، کلاس بندی، داشبورد، فیلترها، چیدمان ها، گزارشات و سایر موارد را متناسب با نیاز خود تعریف کند. سامانه های CMMS از جمله نرم افزار هایی هستند که معمولا بدلیل قابلیت تطبیق پذیری بالا تقریباً در هر صنعتی قابل استفاده هستند. برخی از صنایعی که بیشترین بهره را از چنین سیستمی می برند عبارتند از: سازمان های دولتی، حاکمیتی و نظامی، آموزش و پرورش، بیمارستان ها، ساخت و تولید، صنعت برق و نیرو، آب و فاضلاب، صنایع نفت، گاز و پتروشیمی، خودرو سازی، معادن و صنایع سنگین فلزی (مانند مس، فولاد و آلومینیم)، مال ها و بازار های بزرگ، انواع ساختمان ها و تاسیسات، مدیریت ناوگان های حمل و نقل (جاده ای، ریلی، دریایی و هواپیمایی)، مخابرات، شرکت های خدمات شهری، دارایی های خطی (مانند خطوط انتقال) و غیره.
با پیاده سازی CMMS دنبال برآورد چه انتظاراتی باشیم؟
برخی مزایا:
- کاهش خرابی تجهیزات
- افزایش بهره وری
- کاهش هزینه های نگهداشت
- بهبود و ردگیری مدیریت دستور کار
- افزایش عمر تجهیزات
- زمانبندی نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه (PM)
- بهبود مدیریت موجودی مواد و قطعات
- تبدیل شدن به هاب مرکزی اطلاعات
- تولید شاخص ها، داشبوردها و گزارشات سفارشی
- تصمیمات موثرتر، مبتنی بر اطلاعات و شواهد
- تطابق بالاتر با مقررات، از جمله استاندارد های ایمنی و محیط زیستی
وقت طلاست. فراموش نکنیم بهبود کارآیی فرآیندهای نگهداشت مطمئن ترین روش برای تبدیل آن از مرکز هزینه به یک وجه تمایز و مزیت رقابتی است. همچنین بهترین نرم افزار دنیا نیز نیازمند ورود داده های باارزش و همچنین تحلیل های عمیق بر روی داده های خروجی آن است؛ اگر بر روی داده های خروجی از نرم افزار نت تحلیل های کافی صورت نگیرد به سرعت کیفیت داده های ورودی را تحت تاثیر قرار خواهد داد؛ و همه اینها نیازمند بکارگیری نیروی انسانی توامند و خبره ای هست که بتوانند نرم افزار را به حرکت وا دارند.
بهترین نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات چه چیزهایی را باید خوب پوشش دهند؟
امروزه نرم افزارهای CMMS / EAM از اهمیت ویژه ای برخوردارند؛ چرا که باعث می شوند مدیران و دپارتمان ها راحت تر و موثرتر به اهداف اصلی خود دستیابند؛ از مهم ترینِ این اهداف قابلیت اطمینان و توانایی در حال تولید بودن هر چه بیشتر هستند. هرچه دارایی های فیزیکی و تجهیزات را برای مدت طولانی تری بتوان در حال تولید نگهداشت، ارزشی که بوجود می آورند بیشتر می شود.
ادامه تولید پایدار و قابل اطمینان به معنای این است که کسب و کار شما می تواند از مشتریانش سفارشات را پذیرفته و آن ها را محقق نماید، در نتیجه خواسته مشتریان را برآورده کند ، به تجربیات ایشان شکل داده و با اطمینان، تصمیماتی را که در وابستگی به تجهیزات هستند اتخاذ نماید. مطالعات نشان می دهد که تعداد زیادی از مدیران مهمترین دلیل انتخاب و استفاده از نرم افزار CMMS / EAM را بالابردن قابلیت اطمینان سیستم های تولیدی و خدماتشان ذکر می کنند. این نرم افزارها از طریق پوشش دادن موضوعات زیر نقشی بسیار کلیدی در تداوم تولید بازی می کنند :
مشاهده پذیر شدن دارایی:
جریان اطلاعات متمرکزشده در پایگاه داده CMMS به مدیران و تیمهای نگهداشت امکان می دهد که تقریباً بلافاصله هنگام خرید دارایی، موقع انجام تعمیر و نگهداری، زمان وقوع خرابی ها، هنگام استفاده از قطعات، و به محض تغییر در شاخص های کارایی و سایر مواردی از این دست، در جریان کار قرار گیرند.
مشاهده پذیر شدن گردش کار:
داشبورد و ابزارهای گرافیکی ومصور سازی را می توان برای پیگیری آخرین وضعیت و پیشرفت توسط تکنسین ها و سایر نقش های درگیر، تقریبا بصورت آنلاین، تنظیم نمود. تیم های نگهداری و تعمیرات می توانند به سرعت متوجه شوند که یک تجهیز کجاست، چه چیزهایی لازم است، چه کسی باید روی آن کار کند و چه موقع.
اتوماسیون:
مکانیزه کردن کارهای دستی مانند سفارش قطعات، پر کردن موجودی MRO ، زمانبندی شیفت ها ، گردآوری اطلاعات برای ممیزی ها و سایر امور اداری باعث صرفه جویی در وقت ، کاهش خطاها ، بهبود بهره وری و تمرکز تیم ها بر روی کارهای مربوط به نگهداری و تعمیرات (و نه بروکراسی اداری) می شود.
فرآیندهای روان و کارآمد:
دستورات کار توسط همه طرف‌های درگیر قابل مشاهده و پیگیری هستند. جزئیات کار برای ایجاد هماهنگی در محل های اجرا را می توان توسط نرم افزار با مراکز عملیاتی به اشتراک گذاشت. توزیع و استفاده از مواد و منابع را می توان اولویت بندی و بهینه سازی نمود.
مدیریت نیروی کار میدانی:
مدیریت نیرو های کار داخلی و خارجی می تواند پیچیده و پر هزینه باشد. CMMSو EAM ها می توانند استقرار تیم های داخلی و شرکای خارجی را به صورت یکپارچه و با هزینه بهینه مدیریت نمایند.
نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه PM :
داده های CMMS عملیات نگهداشت را قادر می سازد از یک وضعیت واکنشی به رویکردی پیش اقدام حرکت کند. داده های حاصل از فعالیت های روزانه و همچنین سنسورها ، کنتورها و دیگر ابزارهای IoT می توانند در مورد فرآیندها و دارایی ها آگاهی فزاینده ای ایجاد نمایند که پیش از وقوع خرابی یا کاهش عملکرد تجهیز بتوان هشدارهای کافی و اقدامات پیشگیرانه مناسبی را برنامه ریزی نمود.
پایداری عملکرد و انتقال دانش :
مستندات، کتابچه های راهنمای تعمیرات و رسانه هایی که فرایند های نگهداری و تعمیرات را ثبت و ضبط می نمایند را می توان در CMMS سر و سامان داد؛ بطوریکه بسرعت بتوان مستندات هر تجهیز را بازیابی نمود. ثبت و حفظ این دانش، روش های اجرایی و جزئیات مهارتی را بوجود می آورد که عملکرد پایدار و با کیفیت بالا را ممکن می کنند؛ همچنین باعث حفظ دانشی می شوند که بتوان به نیروهای تعمیراتی جدید انتقال داد؛ و بواسطه کارکنانی که از سازمان خارج می شوند از دست نرود.
مدیریت انطباق :
ممیزی های مربوط به انطباق با مقررات و استاندارد ها می توانند بطور کلی برای سازمان های وابسته به تجهیزات و نگهداری و تعمیرات دردسر ساز باشند. اما داده هایی که در نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات CMMS ثبت و ضبط می شوند می توانند با تولید گزارشات و پاسخ های متناسب با خواسته های ممیزی، فرایند ممیزی را به صورت تصاعدی آسانتر نمایند.
بهداشت، ایمنی و محیط زیست HSE :
در راستای مدیریت انطباق، سیستم های CMMS و EAM گزارشاتی مختص شاخص ها و ملاحظات ایمنی، بهداشت و محیط زیست می نمایند. در این خصوص اهداف سیستم شامل کاهش ریسک و حفظ محیط عملیاتی ایمن می شود. CMMS و EAM ها می توانند اطلاعات لازم برای تحلیل حوادث یا پیشامدهای تکراری، ردیابی حوادث و اقدامات اصلاحی، و مدیریت تغییر فرآیند را تامین نمایند.
سهولت کاربری و مدیریت نرم افزار :
نرم افزاری مانند CMMS فقط در صورتی که توسط کارکنان شرکت مورد استفاده قرار گیرد می تواند به بهبود عملکرد نگهداری و تعمیرات کمک کند. اگر یادگیری چگونگی استفاده از نرم افزار پیچیده یا وقت گیر باشد، امکان استفاده از پتانسیل های نرم افزار ممکن نخواهد شد. بهترین نرم افزارهای نت، آن هایی هستند که کاربر را همیشه در نظر داشته و نرم افزاری ساده ، قابل لمس و با کمترین ویژگی های غیرضروری هستند. تمامی بخش های CMMS باید آسان باشند، از ورود به سیستم تا مشاهده فعالیت ها، درخواست و تایید کار، انجام کار، وارد کردن داده، استفاده از گزارشات و غیره. خلاصه اینکه بهترین CMMS ، نرم افزاری است که به نیرو های نت این امکان را بدهد که روی خود نگهداری و تعمیرات تمرکز کنند و نه در کشف چگونگی کار با نرم افزار.
یکپارچه سازی نرم افزار CMMS / EAM :
بسیار مهم است که نرم افزاری مانند CMMS را بتوان با سایر سیستم های مورد استفاده شرکت یکپارچه نمود. وقتی که تمامی نرم افزارها بصورت یکپارچه ای با هم در ارتباط باشند، تیم نت و بقیه سازمان قادر به جمع آوری، آنالیز و استفاده از داده هایی هستند که در غیر این صورت برای تصمیم گیری های هوشمند در اختیار نداشتند. اگرسراغ بهترین نرم افزار های نگهداری و تعمیرات بروید مشاهده می کنید که طیف گسترده ای از یکپارچه سازی در سازمان را پوشش می دهند و در نتیجه استفاده از آن ها برای استفاده ترکیبی با سایر برنامه های سازمان ساده بوده و تجربه شیرینی را بوجود می آورد.
مشارکت و پشتیبانی از نرم افزار پس از دوران پیاده سازی :
بسیاری از شرکت های ارائه دهنده برنامه های CMMS و EAM ، تیم های نت را هنگام آموزش اولیه و پیاده سازی نرم افزارهای CMMS و EAM در سازمان همراهی و راهنمایی می کنند؛ اما پشتیبانی شرکت های برتر فقط در دوران پیاده سازی محدود نمی ماند؛ و این پشتیبانی از طریق یک برنامه بلند مدت برای موفقیت در کلیت نگهداری و تعمیرات ادامه می یابد. این همکاری پس از پیاده سازی، بین شرکت و تامین کننده نرم افزار تضمین می کند که بتوان دستاوردها را پیگیری نموده، آن ها را گسترش داده و بتوان بر مشکلات و موانع احتمالی فائق آمد.
سهولت در مهاجرت مدیریت اطلاعات :
هر چه اطلاعات موجود در CMMS بیشتر باشد، استفاده از این نرم افزار موثرتر و موفق تر خواهد بود. در بسیاری از مواقع اطلاعات بسیار زیادی راجع به تجهیزات و فرایند های نگهداشت در سیستم های نرم افزاری که قبلا مورد استفاده قرار می گرفته اند، حتی در نرم افزار هایی مانند اکسل و اکسس، گیر افتاده اند. بهترین نرم افزار نگهداری و تعمیرات، برنامه ای است که امکان انتقال اطلاعات از صفحه گسترده، یا دیتابیس نرم افزارهای قدیمی، جمع آوری داده ها از تجهیزات، سازماندهی اطلاعات و آنالیز و گزارش دهی بهتر را ممکن نماید. همه این عناصر می توانند به ساخت سریعتر برنامه نگهداری و تعمیرات سازمان، و با اطلاعات دقیقتر کمک کنند.
ماژول های مهم نرم افزار نگهداری و تعمیرات
هسته اصلی یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM پایگاه داده آن است؛ که از یک مدل داده ای (Data Model) تشکیل شده که اطلاعات مربوط به دارایی هایی که یک سازمان نگهداشت آن ها را بر عهده دارد، و همچنین تجهیزات، مواد و منابع دیگر برای انجام نگهداری و تعمیرات را سازماندهی می کند. این دیتابیس از کارکرد ماژول هایی که در ادامه مورد بحث قرار می گیرند پشتیبانی می کند:
مدیریت منابع و کارکنان:
در این ماژول کارکنان، صلاحیت ها و گواهینامه هایشان مدیریت می شوند. کارهای خاصی که به افراد تخصیص داده شده یا تیم های مربوط به وظایف یا تجهیزات خاص تعریف می شوند. سازماندهی شیفت و تعریف و مدیریت حق الزحمه ایشان نیز در این ماژول انجام می گردد.
مدیریت دارایی:
شامل اطلاعات دارایی مانند:
- سازنده ، مدل ، شماره سریال، کلاس و نوع تجهیزات
- هزینه ها و کدهای مرتبط
- موقعیت مکانی و کارکردی
- آمار عملکرد و خرابی
- مستندات و عکس های مرتبط مانند کتابچه راهنمای تعمیرات ، روش های اجرایی ایمنی و گارانتی
- درختواره تجهیزات و ...
مدیریت دستور کار:
یک سیستم CMMS، عملا مراحل مختلف فرآیند دستور کارهای نگهداری و تعمیرات را مکانیزه و تسهیل می نماید. در واقع این ماژول موتور محرک نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS بوده و معمولا شامل اطلاعاتی از قبیل موارد زیر است:
- شماره دستور کار
- شرح و اولویت
- نوع دستور کار (تعمیر، برنامه ریزی شده و ...)
- کدهای علت خرابی و اقدامات انجام شده
- پرسنل اختصاص داده شده و مواد و قطعات مورد استفاده
برخی از دیگر ویژگی های ماژول مدیریت دستور کار نیز شامل قابلیت های زیر است:
- تولید خودکار دستورکار
- رزرو مواد، قطعات و تجهیزات
- زمانبندی و اختصاص کارکنان، تیم ها و شیفت های کاری
- بررسی وضعیت خرابی و پیگیری زمان توقف
- ثبت و ضبط هزینه های برنامه ریزی شده و واقعی تعمیرات
- پیوست دستورالعمل ها، اسناد و مدارک تعمیرات و ایمنی
امروزه استفاده از ماژول های مدیریت کار بسیار جذاب تر از گذشته بنظر می رسد؛ چراکه درخواست، تولید، تایید، اولویت بندی، تخصیص، و پیگیری دستورات کار بوسیله کامپیوترها و در هر زمان و مکانی ممکن شده است. با تخصیص داده شدن کار به یک تکنسین، ایشان نیز نوتیفیکیشن را در گوشی خود دریافت می کند و از همان جا و بدون نیاز به مراجعه به اتاق کار خود می تواند به محل خرابی اعزام شده؛ و حتی به اسناد و دستور العمل های مورد نیاز برای تعمیرات نیز دسترسی داشته باشد. پس از انجام کار نیز ثبت گزارش و تغییر وضعیت تجهیز در ماژول مدیریت کار ممکن شده است؛ در بسیاری از نرم افزار ها این امور حتی در مکان هایی که دسترسی به اینترنت موجود نیست هم بصورت آفلاین ممکن است.
نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه PM :
با ماژول PM که در بسیاری از نرم افزار قسمتی از مدیریت کار را تشکیل می دهد، می توان شروع فرایند ایجاد دستور کار برای اقدامات روتین پیشگیرانه را به صورت خودکار بر اساس زمان ، مقدار استفاده یا شرایط و وقایع از پیش تعریف شده انجام داد. معمولا در دستور کار های PM نرم افزار های نگهداری و تعمیرات می توان چندین تجهیز را یک جا پوشش داد؛ و ترتیب، زمانبندی و مسیر انجام اقدامات را تعریف نمود.
مدیریت موجودی مواد و قطعات :
در این بخش از نرم افزار، تجهیزات و مواد و قطعات در سطح انبار ها، مراکز توزیع و یا تاسیسات مختلف سازمان مدیریت می شوند. همچنین مدیریت تأمین کنندگان، ثبت و پیگیری هزینه های موجودی، مدیریت قطعات تعمیر پذیر، گارانتی قطعات، آمارها و سوابق استفاده، و مدیریت خودکار تامین مجدد مواد و قطعات از جمله ویژگی های این ماژول هستند. بدین ترتیب مدیریت هزاران قطعه، از زمان احساس نیاز و خرید تا نگهداریشان در انبار و کیت کردن و ارسالشان پای کار و در نهایت استفاده شان در نرم افزار انجام می شود. از امکانات معمول دیگر می توان به خودکار نمودن فرایند خرید اشاره نمود تا بتوان قطعات مناسب را به مقدار مناسب در زمان مناسب در دست داشت. امروزه بسیاری از تامین کنندگان و شرکت های مصرف کننده دسترسی های متقابلی به بانک های اطلاعاتی یکدیگر ایجاد نموده اند تا این فرایند ها را تسهیل نمایند.
گزارش، تحلیل و ممیزی :
گزارش های مورد نیاز در مورد انواع مختلف اقدامات نگهداری و تعمیرات، همچنین موضوعاتی مانند دسترس پذیری، مواد و قطعات مورد استفاده، هزینه های کار ، ارزیابی تأمین کنندگان و سایر مواردی از این دست توسط این ماژول تولید می شوند. تحلیل اطلاعات برای بررسی روند های خرابی، دسترس پذیری و عملکرد، همچنین بهینه سازی موجودی MRO و سایر اطلاعات برای پشتیبانی از تصمیمات کسب و کار و جمع آوری و سازماندهی اطلاعات برای ممیزی ها از دیگر وظایف مهم این ماژول نرم افزار نگهداری و تعمیرات CMMS / EAM است. بدین ترتیب گزارشات مختلف و خصوصی سازی شده امکان ایجاد نمایی 360 درجه از تجهیز و عملیات نگهداشت را ممکن می سازد. امروزه در بسیاری از سامانه های EAM یا CMMS امکان تبادل داده ای با سایر نرم افزارهای سازمانی وجود دارد و در نتیجه از داده های نگهداشت و تجهیزات می توان در گزارشات دیگر برنامه ها نیز استفاده کرد؛ و یا اینکه از داده های نرم افزار دیگری که پایگاه داده ای آن ها متعلق به نرم افزار نگهداری و تعمیرات (نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی) نیست، از طریق اینترفیس های برنامه نویسی (API)، در گزارشات و تحلیل های نگهداری و تعمیرات استفاده نمود.
همانطور که گفته شد، یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات که از طراحی درستی برخوردار بوده و بدرستی پیاده شده باشد، می تواند فرایند های ممیزی را نیز تسهیل نماید. بدین منظور سوابق فعالیت های نت بصورت غیرقابل حذف و تغییر، ولی قابل جستجو در نرم افزار نگهداشته می شوند و در نتیجه تاریخچه نگهداشت دارایی برای بازرسین و ممیزین قابل بررسی خواهد بود. همچنین پروفایل کاربران جای خوبی برای ثبت و مشاهده صلاحیت ها و گواهینامه ها و تاریخ های اعتبارشان است.
چگونه بهترین و مناسب ترین برنامه نگهداری و تعمیرات CMMS را انتخاب کنیم؟
انتخاب و پیاده سازی CMMS ای موثر و کارآمد، مستلزم توجه به فاکتور های مختلف کارکردی و تکنولوژیک است. تامین کنندگان مختلف ممکن است از اصطلاحات CMMS یا EAM به صورت جایگزین استفاده کنند که در بسیاری از موارد به دلیل همپوشانی قابل توجه توانایی های آن ها قابل قبول است. اما وقتی به این جمع بندی رسیدید که استفاده از یک CMMS یا EAM برای سازمان شما با اثر بخشی همراه خواهد بود؛ قدم بعدی پیدا کردن سیستمی است که متناسب با نیازهای سازمان باشد؛ چگونه و از کجا باید شروع کرد؟
- اهداف و انتظارات از پیاده سازی نرم افزار مدیریت دارایی های فیزیکی را روشن نمایید. قبل از انتخاب یک CMMS یا EAM، بسیار مهم است که اهداف و نتایج مطلوبی که از استقرار سیستم طلب می کنید را دقیقاً بررسی و مکتوب نمایید.
- تشکیل یک تیم ارزیابی؛ برای کمک به ارزیابی سیستم های مدیریت نت مختلف، باید از کمک دیگرانی که بصورت روزانه از سیستم استفاده خواهند کرد بهره گرفت. در حالت ایده آل، در این تیم باید از هر بخشی که قرار است از نرم افزار استفاده نماید حداقل یک نفر حضور داشته باشد؛ بدین ترتیب انتظارات و الزامات مختلف در تیم دارای نماینده ای خواهند بود.
- نیازهای شرکت خود را مورد بحث و بررسی قرار دهید. موضوعاتی مانند اندازه شرکت شما ، تعداد کاربرانی که از CMMS استفاده خواهند کرد ، تعداد دارایی در اختیار شرکت و تعداد موقعیت های مکانی که تحت مدیریت نرم افزار نت قرار خواهند گرفت آنقدر مهم هستند که هنگام جستجو برای انتخاب سیستم نقشی تعیین کننده خواهند داشت.
- حتما این موضوع را در نظر بگیرید که از نرم افزار چه استفاده هایی خواهید کرد. یک CMMS خوب می تواند قیمت و هزینه گرانی داشته باشد؛ در نتیجه مهم است که بتوانید همان سامانه ای را انتخاب کنید که پاسخگوی نیاز شما باشد؛ ممکن است بسیاری ازقابلیت های اضافی را هیچ گاه استفاده نکنید و فقط هزینه اضافی و احتمال گیج شدن افراد در منو ها و صفحات پیچ در پیچ باقی بماند.
- مقایسه نرم افزار؛ حالا می توانید بر اساس معیار هایی که به آن ها فکر کرده اید گزینه های مختلف را ارزیابی کنید. لازم به ذکر است که برای بسیاری از نرم افزارها امکان دانلود و بررسی دموهایشان نیز وجود دارد. البته فراموش نکنید که پیاده سازی و پشتیبانی نرم افزار در کشور ما می تواند موضوع بسیار مهم و کلیدی در این انتخاب باشد.
در نگاه به آینده، یکی از ملاحظات عملکردی اصلی نرم افزارهای مدیریت و پشتیبانی از دارایی های فیزیکی و نگهداری و تعمیرات، توانایی مدیریت مقادیر و انواع هر چه در حال بیشتر شدن اطلاعات است. با افزایش تعداد منابع اطلاعات دارایی ها (سنسورها ، داده های مکانی ، داده های بصری و غیره) مدیریت، ادغام و آنالیز این انواع داده ها با سرعت کافی یک چالش فوق العاده برای متخصصان EAM در طی های پیش رو خواهد بود.
لازم به ذکر است که مدرن سازی کارکرد های CMMS و EAM سرعت و ضرورت زیادی یافته است؛ و این در حالی است که برخی سازمان ها هنوز از سیستم های قدیمی، مانند صفحات گسترده اکسل (Excel)، برای عملکردهای بسیار حیاتی مدیریت دارایی ها و نگهداری و تعمیرات مانند مدیریت دستورکار تعمیرات، برنامه ریزی و زمانبندی کار و تصمیم های تعمیر یا جایگزینی تجهیزات استفاده می کنند. مهاجرت به سیستم های مدرن و بسیار توانمند امروز کاملا ضروری می نماید؛ اگر چه احساس تعلق به سیستم های قبلی و مقاومت در برابر تغییر امریست که باید مدیریت شود.
در پایان، فراموش نکنیم که مهم ترین عامل در موفقیت هر سیستم CMMS / EAM ای کارکنان شرکت هستند. با اینکه در حال ورود به عصر IIOT و ماشین های هوشمند هستیم، هنوز بیش از 95 درصد داده های ورودی به نرم افزارهای نگهداری و تعمیرات از تعاملات افراد منشا می گیرند.
مطالب مرتبط :
معرفی نرم افزار نگهداری و تعمیرات ویژه صنایع (نت)
مزایای استفاده از سیستم CMMS چیست ؟