طی سال گذشته چند بار یک قطعه مهم از تجهیزات به طور غیرمنتظره ای خراب شده است؟ چند ساعت بهره وری به دلیل تعمیر اضطراری از بین رفته است؟ چند کار نگهداری و تعمیرات پیشگیرانه به دلیل عدم نظارت بر برنامه ریزی از دست رفته است؟ آیا می دانید در 6 ماه گذشته چند سفارش کار ارسال ، اقدام و حل و فصل شده است و اگر هنوز یکی از آنها باز باشد، شما از آن اطلاع دارید؟
اگر در جایی هستید که از مدیریت تجهیزات خود با استفاده از یک سیستم قدیمی از لیست های دست نویس ، چندین صفحه گسترده اکسل ، سندهای پیگیری دارایی تکراری و سایر ناکارآمدی های رایج خسته شده اید ، پس احتمالاً در جستجوی راهی برای خودکارسازی و ساده سازی فعالیت های خود می باشید.
با وجود گزینه های بسیار زیاد در بازار ، انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات ( نرم افزار مدیریت نت ) که بتواند تمام نیازهای تجاری شما را برآورده کند کار ساده ای نیست.
برای کمک به شما در تصمیم گیری صحیح ، این راهنما را تهیه کردیم که به شما کمک می کند در مراحل انتخاب خود روی مهمترین موارد تمرکز کنید.
اگر هنوز شناخت خوبی از سیستم CMMS ندارید ، ممکن است مفید باشد که ابتدا "راهنمای سیستم CMMS چیست و چگونه کار می کند؟" را مطالعه نمایید
نقاط اشکال خود را مشخص کنید
اولین قدم در فرآیند انتخاب نرم افزار مناسب نگهداری و تعمیرات ، بررسی انتقادی فرایندهای داخلی شماست.
برای شروع لازم است متدهای نگهداری استاندارد یا مستندات فرآیندهای نت خود را مطالعه نمایید. اگر مستندی وجود ندارد ، از تیم نگهداری و تعمیرات خود بخواهید تا کارهایی که روزانه انجام می دهند را بنویسد. این مورد می تواند در هنگام جستجوی ویژگی های مختلفی که می خواهید در نرم افزار نگهداری و تعمیرات خود داشته باشید، به عنوان راهنما به شما کمک نماید.
علاوه بر این ، تیم شما همچنین باید بتواند لیستی از دارایی های مرکز شما را که می خواهید سازماندهی و نگهداری کنید ، تهیه کند.
داشتن چنین حساب مفصلی به شما کمک می کند ناکارآمدی جریان کار فعلی را شناسایی کرده و به سوالات مهم زیر پاسخ دهید:
- چقدر سریع درخواست های نگهداری و خرابی را حل می کنیم؟
- در حال حاضر نگهداری پیشگیرانه چگونه برنامه ریزی شده است؟
- چه کسی تجهیزات و برنامه های نگهداری آنها را پیگیری می کند؟
- چقدر اضافه کار اتفاق می افتد و چرا؟
- آیا می دانید همه دارایی های شما کجاست؟
- آیا می دانید چه مقدار لوازم یدکی در انبار دارید؟
- مشکلات دیگری که تکنسین ها مرتباً با آن روبرو هستند چیست؟
بحث درمورد کل فرآیند ، نکاتی را برجسته خواهد کرد که به طور مداوم سازمان شما، آن را تجربه می کند. یافتن راه حلی که بتواند این نقاط اشکال را برطرف کند، به شما کمک خواهد نمود تا بفهمید که بهترین نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات برای شرکت شما چیست ؟
نیازها و خواسته ها را طرح کنید
همانطور که قبلاً اشاره کردیم ، هرچه فرآیندهای داخلی شما تعریف بیشتری داشته باشند ، شناسایی ویژگی های مورد نیاز آسان تر خواهد بود.
بیایید فرض کنیم که در این مرحله شما لیستی از تمام ویژگی هایی که می خواهید در اختیار داشته باشید را دارید. حرکت بعدی شما باید سازماندهی لیست باشد به گونه ای که تصویر روشنی از ویژگی های ضروری و ویژگی های اختیاری را داشته باشید.
این لیست می تواند چیزی شبیه به این باشد:
علاوه بر لیست ویژگی ها ، باید مواردی مانند دامنه قیمتی را که مد نظر دارید تعریف کنید تا بتوانید بلافاصله مواردی را که در محدوده بودجه شما نیستند فیلتر کنید.
اکنون که اولویت های خود را مستقیماً بدست آوردید ، در اینجا چند سوال وجود دارد که می توانید با استفاده از آنها، نرم افزار کامل نگهداری و تعمیرات را شناسایی نموده که به شرکت شما مزیت رقابتی خواهد داد.
9 سوالی که هنگام انتخاب بهترین نرم افزار نگهداری باید بپرسید :
1) آیا همه ویژگی های لازم را دارد؟
این اولین خط حذف موارد متنوع است و بر اساس تمام کارهای آماده سازی می باشد که در مورد آنها صحبت کردیم.
اگر یک نرم افزار خاص نمی تواند تمام ویژگی های لازم را که در لیست خود قرار داده اید براورده کند ، کمی در انتظارات خود صرفه جویی کرده و به دنبال راه حل های دیگر باشید.
روش های مختلفی وجود دارد که می توانید از طریق آنها از مجموعه کاملی از ویژگی های یک نرم افزار خاص مطلع شوید. علاوه بر تماس با ارائه دهندگان ، بهترین کار بعدی این است که به بررسی CMMS در سایت های دیگر بپردازید.
2) یک سیستم مبتنی بر ابر یا یک راه حل دسک تاپ (نصب شده در محل)؟
یک نرم افزار مبتنی بر ابر یک انتخاب مهم است زیرا به طور قابل توجهی هزینه های پیاده سازی کلی شما ، سرعت به روزرسانی / رفع اشکال و سایر ویژگی های مهم شما را تغییر می دهد.
راه اندازی سیستم مبتنی بر ابر به هزینه های اولیه کمتری نیاز دارد. برای اجرای CMMS نیازی به خرید سخت افزار ندارید یا IT وقت زیادی را صرف راه اندازی و مدیریت سرور می کند.
علاوه بر این ، شروع به کار در یک سیستم مبتنی بر ابر بسیار سریع است. در عرض چند دقیقه می توانید حسابی با اولین دارایی های خود ایجاد کنید.
جنبه مهم دیگر نرم افزار مبتنی بر ابر در مقابل رویکرد نرم افزار دسک تاپ ، نحوه استقرار به روزرسانی ها و رفع اشکال ها است. نرم افزار های دسک تاپ اغلب سالی یک بار به روز می شوند در حالی که سیستم های مبتنی بر ابر در زمان لازم به روز می گردند. این بدان معناست که اگر فروشنده نرم افزار نگهداری و تعمیرات دسکتاپ ویژگی جدیدی را منتشر کند یا اشکال آزار دهنده ای را برطرف کند ، ممکن است لازم باشد در کل 12 ماه صبر کنید تا به روزرسانی های CMMS دریافت کنید. علاوه بر این ، ویژگی های جدید و رفع اشکال در نرم افزارهای دسک تاپ اغلب با هزینه های اضافی همراه است. البته همه اینها بستگی به فروشنده CMMS شما دارد و ممکن است طبق توافقات انجام شده، بتوانید تمام تغییرات لازم و رفع اشکال ها را در زمان خود دریافت نمایید.
گفته شد ، سناریوهایی وجود دارد که در آن شما باید یک نرم افزار دسک تاپ را در نظر بگیرید. اگر شرکت شما دارای پایگاه داده یا الزامات قانونی است که داده ها را مجبور به ماندن در محل شرکت می کند ، ممکن است لازم باشد از یک نرم افزار دسک تاپ استفاده کنید.
3) این نرم افزار چقدر کار نگهداری و تعمیرات و استفاده از موجودی را ردیابی می کند؟
شما قبلاً ویژگی های مورد نیاز خود را مشخص کرده اید ، اما این دو ویژگی شایسته ذکر مجدد هستند. توانایی برقراری ارتباط آسان و ردیابی دقیق وظایف نگهداری و تعمیرات و ارتباط دادن آن وظایف با قطعات برای یک بخش نگهداری روان بسیار مهم است. این به شما امکان می دهد تا به راحتی کارها را سازماندهی ، تعیین و پیگیری کنید ، موجودی دقیق آن را حفظ کنید ، در صورت کمبود موجودی ، کارکنان را هشدار دهید و از همه مهمتر ، قطعات مورد نیاز را برای بازگرداندن سریع تجهیزات در هنگام سوء عملکرد داشته باشید.
اگر هنوز متقاعد نشده اید که اینها ویژگیهای بسیار مفیدی هستند ، نگاهی به آمار CMMS برای سال 2018 بیندازید که نشان می دهد مدیریت سفارش کار و مدیریت موجودی بیشترین درخواست در CMMS است.
4) برنامه ریزی کارهای نگهداری چقدر آسان (یا دشوار) است؟
همانطور که از تصویر بالا مشاهده می کنید ، برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات نیز یکی از بهترین ویژگی های درخواست شده در CMMS است.
دلیل آن ساده است. اگر می خواهید یک بخش نگهداری و تعمیرات موثر داشته باشید و هزینه های عملیاتی خود را به حداقل برسانید ، داشتن توانایی برنامه ریزی و پیگیری کارهای نگهداری و تعمیرات معمول بسیار مهم است.
فروشندگان بالقوه خود را تجزیه و تحلیل کنید تا ببینید نرم افزار آنها چگونه کار با زمانبندی را کنترل می کند. اطمینان حاصل کنید که برنامه های PM می توانند به راحتی در قالبی واضح و قابل فهم تنظیم شوند ، به راحتی در قالب تقویم قابل مشاهده است و الگوهای PM می توانند ساخته شوند تا کار معمول دارای دستورالعمل های واضح ، دقیق و سازگار باشد.
5) آیا هزینه های پنهان وجود دارد؟
همیشه بررسی کنید که در ابتدا توصیف قیمت گذاری بسته کل را در بر می گیرید یا خیر. از جمله ویژگی های اضافی ، هزینه های مقیاس بندی ، مشاوره اجرا و هزینه های در حال انجام پشتیبانی.
هیچ چیز ناامیدکننده تر از این نیست که در اواسط روند پیاده سازی متوجه شوید هزینه های اضافی در ارتباط با مواردی مانند سطح پشتیبانی یا ارتقاء ویژگی های آینده وجود دارد.
6) آیا این نرم افزار می تواند به درستی مقیاس رشد اقتصادی خود را دنبال و دنبال کند؟
وقتی صحبت از مقیاس بندی می شود ، اولین چیزی که مردم دوست دارند درباره آن صحبت کنند چالش های فناوری اطلاعات است. با این حال ، اگر تصمیم دارید با استقرار مبتنی بر ابر کار کنید ، دیگر نیازی به نگرانی در این مورد ندارید.
پس باید روی چه چیزی تمرکز کنید؟
نکته خوبی که باید به آن نگاه کنید سهولت استفاده و تجربه کاربر است. فقط وقتی تصمیم بگیرید دارایی های بیشتری را ردیابی کنید یا تیم نگهداری و تعمیرات بزرگتری را هماهنگ کنید که مطمئن شده باشید نرم افزار CMMS شما کاملا کاربرپسند می باشد.
7) چه نوع گزارشاتی را می توان با استفاده از سیستم تولید کرد؟
یکی از بزرگترین مزایای استفاده از CMMS توانایی آن در جمع آوری مقدار زیادی از داده ها و تهیه گزارش های دقیق است تا بتوان به راحتی تصمیمات مبتنی بر داده را گرفت.
به همین دلیل نیاز است تا اطمینان حاصل کنید، سیستمی که تصمیم می گیرید پیاده سازی کنید می تواند همه گزارشات لازم را برای پاسخ به سوالاتی مانند زیر را در بر بگیرد :
- آیا کارهای نگهداری درستی انجام شده است؟
- آیا آن کار به موقع انجام شده و چه هزینه ای برای من دارد؟
- هزینه کدام دارایی بیشتر است و چرا؟
- میانگین زمان تعمیر MTTR و متوسط زمان بین خرابی MTBF چقدر است؟
- وقت تیم نگهداری و تعمیرات من کجا می گذرد؟
- چند قطعه در ماه گذشته استفاده شد و هزینه آن چقدر بود؟
- و ...
8) روند اجرا چقدر درگیرکننده است؟
بخش مهمی از انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت نت ، یافتن راه حلی است که بتوانید در یک بازه زمانی مناسب پیاده سازی کنید.
اگر نرم افزار به اندازه کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند متناسب با نیازهای شما سازگار شود و فروشنده مایل باشد پشتیبانی کافی را به شما ارائه دهد ، روند پیاده سازی باید سریع و بدون هیچ گونه گرفتاری انجام شود. علاوه بر این ، دسترسی به پشتیبانی یک به یک ، پایگاه های دانش یا فیلم های آموزشی یک مزیت بزرگ برای اطمینان از اجرای روان پیاده سازی است.
در حالی که مشاغل کوچک تا متوسط اغلب با حداقل تغییرات می توانند با راه حل خارج از محدوده کار کنند ، شرکت های بزرگتر نیز باید در مورد گزینه های موجود در یکپارچه سازی و چگونگی اتصال آسان یک نرم افزار نگهداری و تعمیرات خاص با سیستم موجود خود فکر کنند.
9) چه نوع پشتیبانی با CMMS ارائه می شود؟
دسترسی سریع به پشتیبانی صالح از اهمیت بالایی برخوردار است. فروشندگان CMMS باید از طریق تلفن ، گفتگوی زنده ، ایمیل و پشتیبانی نفر به نفر، پشتیبانی خود را ارائه دهند.
در باشگاه مهندسان نت ایران ، ما به هر مشتری یک مشاور اختصاصی CMMS ارائه می دهیم که به راحتی در دسترس است تا به مشتریان کمک کند سریع و راحت نرم افزار ما را در سازمان خود پیاده سازی کنند.
بعدش چی پیش میاد؟
اکنون که همه گزینه های خود را بررسی کردید ، باید لیست کوتاهی از نرم افزارهای مورد انتخاب را به تیم نگهداری و تعمیرات خود بدهید و نظرات آنها را قبل از تصمیم نهایی، جویا شوید.
دریافت مشاوره از تیم شما، روند پیاده سازی را بسیار نرمتر انجام می دهد و در نهایت به یک کار طولانی مدت موثر منجر می شود.
هنگامی که برای شروع کار با CMMS خود آماده شدید ، شاید بد نباشد به برخی از راهنماها و آموزشهایی که در این انتقال به شما کمک می کنند ، نگاهی بیندازید و مطمئن شوید که از CMMS جدید خود بیشترین بهره را می برید.
اگر در حال بررسی راه حل های مختلف مدیریت نگهداری و تعمیرات هستید و عملیات فعلی شما بیشتر بر نگهداری و تعمیرات واکنشی متمرکز است و یا اگر به دنبال اتخاذ یک رویکرد فعال تر می باشید ، "راهنمای گام به گام نحوه تغییر نگهداری و تعمیرات راکتیو به نگهداری پیشگیرانه با کمک CMMS" را مطالعه نمایید.
و در پایان …
فرآیند انتخاب بهترین نرم افزار نگهداری و تعمیرات با تعریف دقیق فرآیندهای داخلی شرکت آغاز می شود.
درک عوامل انگیزشی که نیاز به سازماندهی و خودکارسازی فرآیند نگهداری و تعمیرات شما را برانگیخته است و همچنین شناسایی معیارهای کلیدی برای ردیابی داده ها برای تصمیمات آینده شغلی ، در یافتن بهترین نرم افزار نگهداری و تعمیرات برای تجارت شما نقش مهمی خواهد داشت.
اگر می خواهید دریابید که سیستم CMMS ما چگونه می تواند به شما در بهبود عملیات نگهداری و تعمیرات کمک کند یا اگر سوالی در این ارتباط دارید ، درنگ نکرده و همین حالا با تیم پشتیبانی ما در باشگاه مهندسان نت ایران تماس بگیرید.